Di tengah kesibukan pekerjaan kuliah, aktivitas organisasi, maupun kegiatan sehari-hari, seringkali sangat sulit bagi seseorang untuk dapat mengerjakan sesuatu dengan efektif dan efisien. Gangguan seperti bunyi handphone, notifikasi media sosial, ataupun perbincangan teman bisa dengan sangat mudah mencegah untuk mengerjakan pekerjaan secara maksimal. Untuk membantu masalah tersebut, berikut kami tunjukkan beberapa cara efektif yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan waktu dengan baik.
Teknik Pomodoro
Salah satu metode paling efektif dalam mengatur waktu yang dimiliki oleh mahasiswa atau pekerja kantoran adalah Teknik Pomodoro. Ditemukan oleh Francesco Cirillo pada tahun 1980an, Teknik Pomodoro dibuat untuk membantu para pengguna untuk melakukan tugas sebanyak mungkin dalam jangka waktu yang sudah ditentukan. Menurut francescocirillo.com, terdapat 6 langkah untuk melakukan Teknik Pomodoro:
- Pilihlah suatu tugas yang perlu diselesaikan dengan fokus penuh dan tanpa gangguan.
- Pasanglah timer untuk berbunyi pada menit ke 25, dan jauhi gangguan dari dunia luar seperti handphone.
- Dalam jangka waktu 25 menit tersebut, fokuslah hanya kepada satu tugas yang sedang dikerjakan. Jika ditengah-tengah teringat ada tugas lain yang harus dikerjakan, tulislah pekerjaan tersebut di kertas terpisah untuk dikerjakan nanti.
- Setelah 25 menit, berhentilah mengerjakan tugas/membaca materi tersebut. Kemudian, tandai di bagian terakhir dari hal yang sudah dikerjakan untuk dilanjutkan pada sesi Pomodoro selanjutnya.
- Beristirahatlah sekitar 10 menit dan lakukan sesuatu yang sangat berbeda dari tugas yang dikerjakan sebelumnya (bisa memakan snack, minum sebentar, ataupun berjalan-jalan keliling ruangan) agar memberi otak waktu untuk beristirahat.
- Ulangi langkah 1-5 sampai 4 kali, lalu berilah waktu untuk beristirahat dengan jangka waktu yang lebih panjang; selama 20-30 menit sampai sesi Pomodoro selanjutnya.
Metode “Personal” Kanban
Untuk para mahasiswa yang lebih cenderung memilih cara belajar atau mengerjakan tugas secara visual, Metode “Personal” Kanban adalah cara yang sangat efektif untuk menyelesaikan tugas secara efisien. Untuk meningkatkan produktivitas, Jim Benson dan Tonianne DeMaria Barry membuat metode ini untuk menyortir to-do list pekerjaan.
Dalam papan tulis yang besar, maupun kertas yang lebar, pisahlah menjadi tiga bagian yaitu “Things to do” (hal yang perlu dilakukan), “Doing/Work in Progress” (hal yang sedang dikerjakan), dan “Done” (hal yang sudah diselesaikan). Lalu, urutkanlah hal yang perlu dilakukan dengan sticky notes berwarna dan ditaruh di kolom paling kiri. Pilihlah hal yang ingin dikerjakan dan masukkanlah ke kolom tengah yaitu “Doing”. Terakhir, ketika pekerjaan sudah selesai, sticky notes bisa ditempel ke bagian paling kanan yaitu “Done”. Sticky notes dengan warna berbeda-beda dapat membantu dalam mengurutkan skala prioritas tugas.
Ada dua peraturan penting yang patut diingat tentang “Personal” Kanban. Yang pertama adalah untuk memvisualisasi tugas yang dimiliki dan untuk menyortir, secara skala prioritas, tugas yang harus dilakukan. Dengan cara ini, pengguna teknik tersebut dapat melihat dengan baik aspek tugas secara keseluruhan. Peraturan kedua adalah untuk menjaga jumlah tugas di dalam bagian “Doing/Work in Progress” (hal yang sedang dikerjakan) agar tetap sedikit. Dengan mengontrol hal ini, pengguna dapat dicegah untuk melakukan multitasking yang juga dapat menyebabkan burnout yang menurunkan produktivitas.
The 80/20 Rule
Ketika ada banyak tugas yang harus diselesaikan dalam satu waktu yang sama, cukup sulit untuk mengurutkan tugas tersebut berdasarkan skala prioritas dan memilih yang mana yang harus dikerjakan pertama. Oleh karena itu, sangat berguna untuk mengaplikasikan the 80/20 Rule atau juga dikenal sebagai the Pareto Principle. Pertama ditemukan oleh ekonom Vilfredo Pareto, metode ini dibuat atas dasar pemikiran Pareto bahwa manusia secara alami akan memisahkan 20% aktivitas yang paling penting, yang nantinya akan lebih bernilai dibanding 80% aktivitas lainnya. Dalam suatu kumpulan tugas-tugas yang harus diselesaikan, mungkin jumlah waktu yang dipakai untuk mengerjakannya akan sama, namun satu atau dua aktivitas di dalam daftar tugas tersebut lebih penting dibanding tugas-tugas lainnya. Tugas-tugas inilah yang perlu dilakukan terlebih dahulu.
Pertama, tanyalah kepada diri sendiri apakah tugas yang akan dikerjakan berada di prioritas kepentingan 20% teratas, ataukah tugas itu berada di urutan kepentingan 80% ke bawah? Menurut Brian Tracy International, seringkali tugas yang berada di 20% keatas adalah tugas-tugas yang paling sulit dan kompleks. Untuk meningkatkan produktivitas, tugas-tugas inilah yang harus dikerjakan terlebih dahulu sebelum melanjutkan untuk melakukan 80% lainnya. Kemampuan kita untuk memilih mana pekerjaan yang lebih penting dan yang kurang penting adalah salah satu kunci dari kesuksesan melaksanakan pekerjaan secara efektif.
Teknik belajar Pomodoro, “Personal” Kanban, dan The 80/20 Rule dapat membantu meningkatkan produktivitas kita dalam mengerjakan tugas maupun mengejar bahan pelajaran yang banyak. Kunci dari ketiga teknik tersebut tidak hanya untuk mempertajam dan memperdalam pengertian maupun pengerjaan tugas, namun juga untuk menyisakan waktu yang cukup bagi otakmu untuk beristirahat. Selamat belajar!
Ditulis oleh: Hasnabila Candrakanti Waluyo (Tim Publikasi PPI Groningen 2018/19)
